Чаты без помех: 7 правил переписки в мессенджерах
Рабочий чат разрывается: каждый пишет туда то, что вздумается. В итоге все воспринимают чат как раздражитель. Избежать подобного помогут правила. Следуйте им, и от чата будет польза, советует Андрей Лучицкий, руководитель продукта «Чаты» от «МТС Линк»
Фото: Fox Photos / Getty Images
Этот материал входит в новый раздел РБК Образование, где мы рассказываем о том, как развивать навыки, принимать взвешенные решения и двигаться по карьере осознанно.
Школа управления РБК — новый образовательный проект медиахолдинга, ориентированный на развитие руководителей. Встречаемся каждый четверг в 19.00 на онлайн-событиях, где вместе решаем сложные управленческие задачи.
Расписание и темы можно посмотреть здесь.
1. Пишите строго по теме группы
В чате по конкретному проекту не стоит обсуждать вопросы, которые не связаны с ним непосредственно. А тем более — делиться новостями из личной жизни или постить гифки и картинки не по делу. Чем меньше флуда в ленте, тем проще искать в ней информацию и тем реже отвлекаются сотрудники.
2. Начинайте сообщения с самого важного
Лаконично сформулируйте в начале сообщения ключевой посыл вашего сообщения — будь то вопрос или новость компании. Это поможет моментально привлечь внимание коллег и избежать лишних уточнений.
Неверно:
**«**Привет! Рад был видеть всех вчера, продуктивно пообщались. И кейсы, которые разбирали, тоже были интересные, особенно самый последний) Кстати, обучающая программа N, которую мы вчера упоминали, стартует 15 октября. Посмотрите график по ссылке и подтвердите участие».
Верно:
«Обучающая программа N стартует 15 октября. Пожалуйста, ознакомьтесь с графиком по ссылке и подтвердите участие».
3. Отправляйте свою мысль в одном сообщении, а не в десяти
Каждое отдельное сообщение — новое уведомление, а значит новый отвлекающий фактор. К тому же когда одна мысль разбита на несколько сообщений, ее сложнее воспринимать, да и отвечать на нее менее удобно. Излагайте одну законченную мысль в одном сообщении: это поможет вашим коллегам меньше отвлекаться, а также быстрее усваивать информацию и реагировать на нее.
Неверно:
Привет!
Завтра встреча.
10:00.
Подготовьте отчеты о выполненной работе за квартал.
И еще, планы на следующий месяц тоже обсудим.
А, и не забудьте, что нужно привезти документы!
Еще раз: встреча в 10:00».
Верно:
«Всем привет! У нас завтра пройдет встреча в 10:00. Пожалуйста, подготовьте отчеты о выполненной работе за квартал и сопутствующие документы. Также обсудим планы на следующий месяц».
4. Форматируйте сообщения
Разделяйте тексты на абзацы, используйте нумерованные и маркированные списки, выделяйте самые важные слова жирным шрифтом или курсивом — это облегчит восприятие ваших сообщений и позволит читающим легко ориентироваться в них и быстро находить нужные данные.
Неверно:
Привет всем! Мы приступаем к подготовке нового проекта N. Сроки выполнения: первая часть до 10 ноября, а вторая — до 25. Ответственные: Иван (анализ), Мария (презентация), Сергей (отчет). Не забудьте утвердить свои задачи до 5 ноября и используйте для обсуждений общий хэштег. Если будут вопросы, пишите.
Интересна тема статьи? Вступай в сообщество Школы управления РБК, чтобы осознанно строить карьеру руководителя.
Верно:
Привет всем!
Хочу обратить ваше внимание на несколько ключевых моментов по подготовке проекта N:
Сроки выполнения:
- Этап № 1: до 10 ноября
- Этап № 2: до 25 ноября
Ответственные лица:
- Иван: анализ данных
- Мария: подготовка презентации
- Сергей: финансовый отчет
Важно:
Пожалуйста, утвердите свои задачи до 5 ноября.
Используйте #проектN для всех обсуждений в чате, чтобы упростить поиск информации.
Если у кого-то есть вопросы, не стесняйтесь обращаться!
5. Упоминайте людей, которым пишете, через @
Используйте символ @ для упоминания коллег — это сделает коммуникацию более адресной. А упоминаемые вами люди будут получать уведомления и не пропустят нужную информацию. Это особенно актуально для общих чатов, где сообщения теряются чаще.
Неверно:
Всем привет! Напоминаю, что наша встреча по отчетам пройдет в пятницу в 14:00. Анна, пожалуйста, подготовь материалы.
Верно:
Всем привет! Напоминаю, что наша встреча по отчетам пройдет в пятницу в 14:00. @Анна, пожалуйста, подготовь материалы.
6. Воздержитесь от голосовых сообщений
Обрабатывать информацию в формате аудио сложнее и дольше, чем в текстовом виде. К тому же слушать голосовые сообщения не всегда удобно, ведь для этого нередко приходится уединяться или подключать к устройству наушники. Да и возвращаться в случае необходимости намного проще не к аудио, а к тексту. Именно поэтому во многих корпоративных мессенджерах голосовые сообщения просто не предусмотрены. Но я рекомендую воздержаться от войсов, даже если ваш рабочий сервис предусматривает такую возможность. Если необходимость все-таки возникла, обязательно текстом укажите тему голосового сообщения и формулируйте свою речь максимально кратко и емко.
7. Соблюдайте этикет
Придерживаться этикета при общении в чатах не менее важно, чем в живой беседе.
- Обращайтесь за помощью к коллегам, только если не смогли разобраться в вопросе самостоятельно.
- Не оставляйте адресованные вам сообщения без ответов и стремитесь к их однозначности.
- Следите за конкретностью, понятностью, грамотностью своих сообщений и обязательно вычитывайте их перед отправкой.
- Сохраняйте принятую в чате тональность общения. Обращаются ли в нем друг к другу по имени и отчеству или же только по имени? Общаются ли коллеги на «ты» или на «вы»? Поступайте в соответствии с этими неписаными правилами.
- Уважайте work-life balance своих коллег и старайтесь не писать им вне рабочего времени.
