Правила адекватной деловой переписки: структура и примеры
Навыки деловой переписки помогают четко доносить мысли до коллег и бизнес-партнеров. Рассказываем, как избегать шаблонных фраз и клише, чтобы составить письмо, которое прочитают до конца
Фото: Tyler Franta / Unsplash
Этот материал входит в раздел «РБК Образование», где мы рассказываем, как развивать навыки, принимать взвешенные решения и двигаться по карьере осознанно.
Школа управления РБК — образовательный проект медиахолдинга, ориентированный на развитие руководителей. Встречаемся каждый четверг в 19:00 на онлайн-событиях, где вместе решаем сложные управленческие задачи.
С темами и спикерами можно познакомиться здесь.
Что такое деловая переписка
Деловая переписка формирует коммуникационную стратегию бренда. К примеру, стиль общения HR-менеджера с кандидатами определяет первое впечатление о компании. Умение грамотно общаться в деловой среде — показатель профессионализма.
Виды деловой переписки
Email (электронная почта). Используется для отправки деловых писем, предложений, отчетов, соглашений, есть возможность вложения документов.
Мессенджеры. Подходит для решения оперативных вопросов, запросов, обмена короткими сообщениями.
Корпоративные чаты. Удобны для обсуждения рабочих вопросов, быстрого обмена идеями, координации проектов и задач.
Структура делового письма
Контекст. В начале письма кратко опишите ситуацию или проблему, по которой вы обращаетесь. Контекст должен быть понятным и логичным, чтобы получатель сразу увидел, о чем идет речь, и без лишних уточнений понял обстоятельства.
Цель письма. Обозначьте, четко и по делу, чего вы хотите добиться с помощью этого сообщения. Это может быть запрос информации, предложение какого‑либо решения или необходимость подтвердить достигнутое ранее согласование.
Предложение решения. Опишите возможное решение проблемы. Это может быть предложение по оптимизации процесса, изменениям или конкретным действиям.
Следующий шаг. Укажите, что вы ждете от респондента после получения письма: подтверждения, ответа на вопросы, каких-то действий. Также можно обозначить сроки.
Работающие формулы деловой переписки
Деловая переписка бывает разной по форме: от официальных писем до сообщений в мессенджерах. Но при этом деловые сообщения обычно строятся по одним и тем же принципам. Важны понятная структура, выдержанный стиль и уважительный тон. Рассмотрим несколько готовых шаблонов.
Информационное письмо
Его задача — информировать получателя.
Пример:
Здравствуйте, [Имя]!
Информируем вас, что [информация о событии или изменения в процессе].
Дата мероприятия: [дата].
Место: [адрес].
Прилагаем необходимые документы/ссылки.
Если возникнут вопросы, готовы ответить на них.
С уважением,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
Письмо-приглашение
Цель этого письма — пригласить человека на мероприятие или встречу.
Пример:
Уважаемый (ая) [Имя]!
Приглашаем вас принять участие в [мероприятие], которое состоится [дата] в [время]. Мероприятие пройдет [описание мероприятия].
Пожалуйста, подтвердите участие ответным письмом.
С уважением,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Контакты]
Письмо-напоминание
Напоминает о каком-либо важном сроке или задаче.
Пример:
Добрый день, [Имя]!
Напоминаем, что срок выполнения задачи [или другой важной даты] истекает [дата]. Пожалуйста, подтвердите выполнение или предоставьте обновления по данному вопросу.
Благодарим за внимание и оперативность!
С уважением,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
Письмо-предложение
Такое письмо используется для предложений, например в бизнесе.
Пример:
Уважаемый (ая) [Имя],
Предлагаем вам рассмотреть возможность сотрудничества с нашей компанией в области [указать сферу]. Мы уверены, что наши продукты/услуги могут существенно улучшить ваш бизнес.
Будем рады обсудить возможное сотрудничество более подробно на встрече.
С уважением,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
Письмо-отказ
Важно сформулировать отказ корректно и вежливо, чтобы сохранить возможности для будущего сотрудничества.
Пример:
Уважаемый (ая) [Имя],
Благодарим за предложение, но в данный момент мы вынуждены отказаться от сотрудничества по предложенному вопросу. Мы обязательно вернемся к этому вопросу при изменении ситуации.
С уважением,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
Письмо-просьба
Его цель — передать информацию для выполнения какого-либо действия.
Пример:
Уважаемый (ая) [Имя],
Просим вас предоставить информацию по [конкретный запрос]. Ваши данные необходимы для [причина запроса].
Заранее благодарим за помощь.
С уважением,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
Письмо-поздравление
Письмо для поздравления с важными событиями, например с днем рождения или юбилеем.
Пример:
Уважаемый (ая) [Имя],
Примите наши искренние поздравления с [событие]! Желаем вам здоровья, счастья и успехов во всех начинаниях.
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
Пример деловой переписки
Деловое письмо строится по четкой структуре из трех основных частей: вступления, основной части и заключения.
Вступление
Сначала представьтесь (если это первое письмо), поприветствуйте адресата и кратко укажите цель или повод обращения.
Пример:
«Уважаемый (ая) [Имя]! Благодарим за коммерческое предложение, которое мы получили от вашей компании».
Основная часть
Опишите предложение, уточните условия, ответьте на запросы или аргументируйте свою позицию — четко и лаконично.
Пример:
«У нас есть планы по замене холодильного оборудования на нескольких складах, и в дальнейшем нам потребуется сервисное обслуживание. Поскольку объем закупок планируется значительный, ваше предложение превышает бюджет, одобренный головным офисом. Мы бы хотели запросить скидку 10% с учетом объемов закупки и дальнейшего сотрудничества по сервисному обслуживанию».
Заключение
Подведите итоги, укажите на дальнейшие действия, например обозначьте сроки ожидания ответа.
Пример:
«Пожалуйста, сообщите о вашем решении до 10 апреля. Мы надеемся на продолжение нашего партнерства и с нетерпением ждем вашего ответа».
Follow-up: как напомнить о себе в деловой переписке
Follow-up — часть деловой переписки, которая помогает поддерживать контакт после общения — личного или онлайн. Вот несколько правил такого письма.
Четкая и информативная тема
Вместо стандартной фразы вроде «Спасибо за письмо» лучше выбрать точную формулировку, которая сразу обозначит контекст.
Пример: «Спасибо за вашу презентацию. Вот подтверждение дальнейших шагов от нашей компании».
Приветствие и самопрезентация
Начните с нейтрального, но теплого приветствия и кратко напомните, кто вы и когда вы общались с адресатом в последний раз. Это помогает сразу восстановить связь.
Пример: «Уважаемый Алексей Иванович! Мы встречались на [экономическом форуме], где говорили о возможностях сотрудничества».
Изложение ключевых предложений или фиксация договоренностей
Кратко опишите суть вашего предложения или напомните о достигнутых договоренностях. Такой подход делает письмо четким и ориентированным на суть.
Пример: «Как мы обсуждали, наша компания готова предоставить вам скидку на услуги, если контракт оформят в течение следующего месяца».
Призыв к действию
Предложите конкретный следующий шаг — встречу, звонок для обсуждения условий или отправку материалов. Укажите варианты времени, чтобы облегчить выбор.
Пример: «Сообщите, пожалуйста, когда вам удобно обсудить наши дальнейшие шаги. Я предлагаю 10, 11 или 14 мая».
Контакты для обратной связи
В конце сообщения укажите свои контакты, чтобы адресат мог легко с вами связаться.
Вступайте в сообщество Школы управления РБК в Telegram или «Максе», чтобы общаться с руководителями из разных сфер, выстраивать нетворкинг и получать советы экспертов.
Ошибки в деловой переписке: как избежать типичных проблем
Частые ошибки в деловой переписке и как их исправить
Размытые формулировки. Фразы вроде «некоторые проблемы» или «нужно подумать» не дают ясности и оставляют место для разных толкований. Чтобы этого избежать, всегда уточняйте сроки, детали и ожидаемые действия. Например, вместо «нужно подумать» напишите: «Предлагаю обсудить это на встрече 5 мая, чтобы определить следующие шаги».
Отсутствие четкой структуры. Когда письмо не делится на логические части — приветствие, основную информацию и завершение, — оно утомляет читателя и теряет убедительность. Решение простое: следуйте проверенной структуре. Разделяйте текст абзацами и подзаголовками для удобства восприятия.
Агрессия или личные упреки. Резкие замечания или обвинения в адрес человека разрушают доверие и могут перерасти в конфликт. Лучше избегать таких выражений. Вместо «вы выполнили задачу отвратительно» скажите: «В следующий раз, пожалуйста, учтите дополнительные факторы».
Игнорирование предыдущего контекста. Если не ссылаться на прошлую переписку или ситуацию, возникает недопонимание, и письмо кажется оторванным от реальности. Чтобы этого не произошло, напомните ключевые детали. Например: «Как мы обсуждали на встрече 15 апреля, предлагаю рассмотреть следующие шаги».
Орфографические и грамматические ошибки. Даже мелкие опечатки создают негативное впечатление о вас и вашей компании. Проверяйте текст с помощью нейросети или сервисов вроде Text.ru и «Орфограммки».
Частые вопросы
Как выбрать правильный канал для деловой переписки?
Выбор канала зависит от ситуации.
- Электронную почту лучше использовать для официальных писем, предложений и договоров.
- Мессенджеры — для быстрого обмена информацией.
- Корпоративные чаты — для внутреннего общения и координации задач.
Как правильно начать деловое письмо?
В начале письма представьтесь и укажите свою должность, особенно если вы пишете адресату впервые. Также в нескольких предложениях обозначьте цель письма или повод для обращения.
