Что такое адаптация персонала

Система адаптации персонала — это комплексный стратегический процесс. Он включает несколько важных направлений.

1. Помогает сотруднику освоить новые профессиональные навыки или скорректировать их с учетом должности.
2. Дает возможность привыкнуть к режиму работы, влиться в коллектив и познакомиться с коллегами.
3. Объясняет, как устроена компания, какие внешние и внутренние процессы в ней происходят.

Для чего нужна адаптация

Результаты исследования рекрутинговой компании Get experts показали, что сотрудники, которые уходили до конца испытательного срока, в качестве причин отмечали отсутствие адаптации, нехватку обратной связи и поддержки. Согласно этому же исследованию, 41% новых сотрудников были недовольны системой адаптации.

Адаптация снижает у сотрудника уровень стресса и тревожности, помогает проявить себя, повышает лояльность к компании.

Не менее важна адаптация и для организации. Текучесть кадров дорого обходится компании: затраты на рекрутинг, не приводящие к результату, и простои в работе из-за нехватки персонала выливаются в крупные суммы и портят репутацию компании на рынке труда.

Плохо выстроенная или формальная адаптация отражается и на других сотрудниках, им приходится отвечать на вопросы нового коллеги, брать на себя часть его обязанностей, отвлекаясь от задач. Это мешает рабочим процессам, плохо влияет на атмосферу и взаимоотношения в команде, а в худшем варианте может вылиться в буллинг.

Какие виды адаптации персонала существуют

Перед тем как оценить эффективность адаптации персонала, руководителю важно проанализировать, все ли виды адаптации применяются в компании.

Организационная адаптация

Это объяснение общих принципов работы компании, иерархии, взаимодействия отделов. На этом этапе новый сотрудник знакомится с распорядком, узнает, к кому по каким вопросам можно обратиться, как устроен рабочий день, где можно поесть и отдохнуть в течение дня. Важно не перегружать работника деталями, чтобы не запутался, а важные нюансы удобно выдать в виде памятки.

Профессиональная

Непосредственно связана с рабочими обязанностями. Она может быть актуальна как для нового сотрудника, так и для сотрудника компании, который получил повышение или новую должность. Эффективный и хорошо зарекомендовавший вариант профессиональной адаптации — наставничество, когда опытный специалист дает обратную связь по поводу работы, помогает в сложных и спорных ситуациях.

Социально-психологическая

Ошибочно считать, что взрослый человек сам, без помощи быстро наладит отношения с коллегами. В каждом коллективе свои нормы общения, негласные правила и шутки. Они касаются даже мелочей: обращения на ты или на вы, цифрового этикета, традиций отмечать праздники, субординации. Важно не только ввести в курс дела нового сотрудника, но и попросить коллег объяснять ему неочевидные моменты или внутренние шутки, чтобы тот не чувствовал себя исключенным из коллектива и не боялся задавать вопросы.

Культурная

Напоминает социально-психологическую, но касается непосредственно корпоративной культуры, от миссии и ценностей до дресс-кода и лексики.

Кроме того, любую адаптацию можно разделить на первичную, когда человек нигде не работал и не стажировался, и на вторичную, при которой у него есть опыт, знания и представления о профессии, подкрепленные практикой. В первом случае адаптации стоит уделить особое внимание.

Этапы адаптации нового сотрудника

Подготовка к адаптации начинается не с задачи, как провести первый день сотрудника, а гораздо раньше — после того как он принял офер. До выхода нового сотрудника необходимо подготовить его рабочее место и оборудование, настроить доступы к системам, подготовить бейджи и пропуска, назначить непосредственного наставника, а также рассказать команде, кто и на какую должность приходит, где этот человек раньше работал. Для более близкого знакомства можно попросить у будущего сотрудника неформальную информацию о себе: хобби, какие-то интересные факты биографии.

Первый день

Представьте нового сотрудника коллективу, познакомьте с коллегами, расскажите, где что находится. В этот же день обычно проводят инструктаж по технике безопасности и добавляют в чаты.

Первая неделя

Первые рабочие дни — самые важные, когда сотрудник оценивает компанию и принимает решение, оставаться ли в ней. Важно, чтобы в этот период на связи с ним находился непосредственный руководитель и наставник, который помогает понять правила работы в команде и критерии оценки эффективности.

Первый месяц

Период первых итогов, иногда он совпадает с окончанием испытательного срока. По окончании месяца полезно организовать встречу с руководством, дать обратную связь, скорректировать дальнейшую работу.

Период стабилизации

Этап в среднем занимает от трех месяцев до полугода. Сотрудник становится увереннее в себе, оценивает, насколько ему подходит должность, окончательно адаптируется в коллективе.

По закону испытательный срок не может превышать трех месяцев для рядовых сотрудников и шести месяцев для руководителей, поэтому период стабилизации совпадает с окончательным приемом решения, подходит ли претендент на должность. В конце испытательного срока HR дает сотруднику развернутую обратную связь и в случае, если он успешно прошел испытательный срок, организуют встречу с руководством.

Кто отвечает за адаптацию сотрудника в компании

Главная ответственность за адаптацию сотрудников в коллективе лежит на руководителе компании: он утверждает систему онбординга, методы поддержки, инструкции. Контролирует исполнение правил непосредственный руководитель и сотрудники.

HR-департамент. Особое место отводится наставнику, помогающему вникнуть в тонкости должности. В некоторых компаниях, помимо наставника, есть такое понятие, как бадди (от английского buddy — приятель, друг). В отличие от наставника он отвечает за психологический комфорт, помогает справиться со стрессом, влиться в коллектив, решить бытовые вопросы, морально поддержать.

Какие инструменты помогают в онбординге

Онбординг-план. Это всевозможные чек-листы, которые помогают ничего не забыть, оборудовать рабочее место, подготовить документы и подсказывают, что включить в адаптацию сотрудника и как быстро ввести его в рабочий процесс.

Корпоративный портал. Знакомит с основной информацией о компании и корпоративной жизни.

Корпоративные мессенджеры и инструменты для онлайн-конференций. Ускоряют социально-психологическую адаптацию и упрощают общение с коллегами. Некоторые компании создают отдельные группы для новых сотрудников, чтобы помогать им решать актуальные адаптационные вопросы.

Чат-боты. Помогают ответить на частые организационные вопросы и проводить опросы, напоминают о мероприятиях.

Приветственные подарки. Кружки, футболки, сумки и другие вещи с символикой компании дарят в первый рабочий день, по окончании первого месяца или испытательного срока. Подарки создают ощущение заботы и поднимают настроение.

Командные игры и мероприятия. Помогают сблизиться с командой и наладить неформальное общение, а также адаптироваться в организации.

Как оценить успешность интеграции и сократить срок выхода на продуктивность

Залог успеха в адаптации — индивидуальный подход, который подскажет, как не перегрузить нового сотрудника, но и не упустить из виду сложные моменты притирки.

Проясняют ситуацию всевозможные опросники и анкеты, которые касаются адаптации, например пульс-опросы из пяти-семи коротких вопросов. Полезно проводить их несколько раз: через неделю, через один и три месяца, и анализировать результаты.

Еще один вариант оценки — личные встречи с HR, наставником или руководителем. Помогает понять, все ли идет по плану, обратная связь от коллег или клиентов, анализ ошибок и KPI. Если в процессе анализа обнаружена проблема, стоит обсудить ее с сотрудником и вместе найти пути решения.

Частые ошибки в адаптации персонала

Большая текучесть на испытательном сроке — сигнал, что что-то пошло не так.

Одна из частых ошибок — отсутствие системности и четкой структуры, когда адаптация сотрудника пускается на самотек и зависит от возможностей и представлений руководителя. Эта ошибка может проявляться на разных этапах, кроме того, она затрудняет оценку происходящего, размывает точки контроля: не всегда удается отследить, что сотрудник находится в стрессе, чувствует себя брошенным и планирует уйти.

Недостаток обратной связи — без нее сотрудник не будет чувствовать себя уверенно и может допустить ошибки не из-за низкой компетенции, а из-за незнания нюансов. Это касается и обратной ситуации: у сотрудника должна быть возможность давать обратную связь, делиться трудностями и сомнениями. Хорошо, если помимо общих слов существуют четкие критерии оценки, по которым работодатель и работник может понять, как проходит адаптация и какие успехи делает сотрудник на новой должности.

Перегрузка информацией — избыток информации, так же как и недостаток, способен стать источником стресса. Это касается и устных рекомендаций, и встреч, и письменных презентаций, и чек-листов.

Отсутствие социальной адаптации — даже если сотрудник освоил новые обязанности, изоляция от коллектива и нехватка общения могут стать проблемой и привести к увольнению. Важно, чтобы наставник, руководитель и коллеги вовлекали нового сотрудника в корпоративные мероприятия и помогали ему чувствовать себя частью команды.